Fichas de Registro.
La entrada y salida de productos y materiales al almacén: procedimientos y formatos.
Por pequeño que sea nuestro negocio, siempre debe definirse la persona concreta que realizará las funciones de organización y control del almacén. Es aconsejable, por razones de control interno, que la persona que gestiona el almacenamiento no sea la misma persona que compra o que vende. De la misma manera, también es aconsejable que sea una persona diferente a la que realiza las funciones contable-administrativas.
Si hay coincidencia, el/la gerente del negocio debe establecer los suficientes mecanismos de control cruzado para que cualquier irregularidad sea detectada lo antes posible (robos, malas compras, pérdidas por mal almacenamiento,...).
Las mercancías almacenadas tienen un movimiento de entrada y salida inevitable (si no, no deberían estar almacenadas). Pero las entradas y salidas deben hacerse de manera ordenada y sistematizada. Un almacén no puede ser “barra libre”: necesito algo, lo agarro. Las mercancías deben registrarse, codificarse y ubicarse al entrar y, de la misma manera, deben ordenarse su salida. Además, cada cierto tiempo (seis meses, anualmente, depende del negocio), aprovechando un momento de poca actividad, haremos un recuento físico completo, unidad por unidad, para corregir posibles errores cometidos en los procedimientos de entrada y salida cotidianas (esto es lo que llamamos el inventario físico),
Este recuento minucioso podemos aprovecharlo para realizar una limpieza minuciosa. Pero veamos algunos procedimientos y formatos concretos para ordenar y controlar las entradas y salidas del almacén, distinguiendo las entradas y salidas para su utilización en la empresa (para producción o venta) y las entradas y salidas en relación a los proveedores.
Para su utilización en la empresa: gestión de Pedidos
Las mercancías que se encuentran en el almacén serán requeridas, en un momento u otro, por alguna de las personas, áreas o departamentos de nuestra empresa, para su uso, para su manipulación o para su venta. Para solicitar una mercancía de almacén se utiliza un documento llamado VALE, vale de pedido o pedido.
Así, el vale es un documento interno que se utiliza para la retirada de géneros del almacén. Normalmente será un formato de dos copias (original y copia), el original irá al encargado del almacén y la copia la tendrá la persona que solicita o el/la jefe del departamento (en su caso).
En el vale aparecerán:
• Departamento que solicita el género.
• Relación de los géneros que se solicitan.
• Números de unidades que se solicitan
. • Fecha de solicitud
• Firma del responsable del departamento o del solicitante (si no tiene superior directo).
Antes de hacer un vale de pedido, quien solicita debe revisar las existencias para no solicitar ni más ni menos de lo que necesita. Cada establecimiento diseña su formato. Puede aparecer el logo o nombre de la empresa. A continuación presentamos algunos modelos de hoja de pedido de material o vale de pedido.
La entrada y salida de productos y materiales al almacén: procedimientos y formatos.
Por pequeño que sea nuestro negocio, siempre debe definirse la persona concreta que realizará las funciones de organización y control del almacén. Es aconsejable, por razones de control interno, que la persona que gestiona el almacenamiento no sea la misma persona que compra o que vende. De la misma manera, también es aconsejable que sea una persona diferente a la que realiza las funciones contable-administrativas.
Si hay coincidencia, el/la gerente del negocio debe establecer los suficientes mecanismos de control cruzado para que cualquier irregularidad sea detectada lo antes posible (robos, malas compras, pérdidas por mal almacenamiento,...).
Las mercancías almacenadas tienen un movimiento de entrada y salida inevitable (si no, no deberían estar almacenadas). Pero las entradas y salidas deben hacerse de manera ordenada y sistematizada. Un almacén no puede ser “barra libre”: necesito algo, lo agarro. Las mercancías deben registrarse, codificarse y ubicarse al entrar y, de la misma manera, deben ordenarse su salida. Además, cada cierto tiempo (seis meses, anualmente, depende del negocio), aprovechando un momento de poca actividad, haremos un recuento físico completo, unidad por unidad, para corregir posibles errores cometidos en los procedimientos de entrada y salida cotidianas (esto es lo que llamamos el inventario físico),
Este recuento minucioso podemos aprovecharlo para realizar una limpieza minuciosa. Pero veamos algunos procedimientos y formatos concretos para ordenar y controlar las entradas y salidas del almacén, distinguiendo las entradas y salidas para su utilización en la empresa (para producción o venta) y las entradas y salidas en relación a los proveedores.
Para su utilización en la empresa: gestión de Pedidos
Las mercancías que se encuentran en el almacén serán requeridas, en un momento u otro, por alguna de las personas, áreas o departamentos de nuestra empresa, para su uso, para su manipulación o para su venta. Para solicitar una mercancía de almacén se utiliza un documento llamado VALE, vale de pedido o pedido.
Así, el vale es un documento interno que se utiliza para la retirada de géneros del almacén. Normalmente será un formato de dos copias (original y copia), el original irá al encargado del almacén y la copia la tendrá la persona que solicita o el/la jefe del departamento (en su caso).
En el vale aparecerán:
• Departamento que solicita el género.
• Relación de los géneros que se solicitan.
• Números de unidades que se solicitan
. • Fecha de solicitud
• Firma del responsable del departamento o del solicitante (si no tiene superior directo).
Antes de hacer un vale de pedido, quien solicita debe revisar las existencias para no solicitar ni más ni menos de lo que necesita. Cada establecimiento diseña su formato. Puede aparecer el logo o nombre de la empresa. A continuación presentamos algunos modelos de hoja de pedido de material o vale de pedido.
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