CÓDIGO DE BARRAS
Las organizaciones requieren de la aplicación de estándares de comunicación que les permitan la implementación de soluciones ágiles de reducción e costos, así como la optimización del ciclo del negocio, de la organización en particular, de la Cadena de Abastecimiento y del consumidor final.
¿QUÉ ES UN ESTÁNDAR?
El diccionario de la lengua española define un estándar como un tipo, modelo, norma, patrón o referencia por ser corriente.
Dentro de las organizaciones y dada la globalización, la principal característica del estándar es su uso generalizado, es decir, su compatibilidad de adopción por cada uno de los miembros de la Cadena de Abastecimiento.
Una de las principales ventajas que obtiene una red de valor de un estándar es la posibilidad de encontrar en el mercado una amplia gama de productos (de diversa proveniencia) que satisfagan unas características comunes, lo cual redunda en una mayor oferta, en una mayor asequibilidad y un menor costo, requisitos imperativos de un mercado competitivo.
Un ejemplo de la conveniencia de la aplicación de estándares se encuentra en la tecnología USB, dado que un cambio en las dimensiones de un dispositivo USB, implicaría modificar el tamaño de todos los puertos USB del mercado. Este mismo ejemplo se puede aplicar a cualquier modelo de mercado, desde los DVD, hasta las tostadoras. Este ejemplo nos deja ver tres características aplicables a un sistema estándar:
ESTÁNDARES INTERNACIONALES PARA EL CÓDIGO DE BARRAS
Uno de los estándares de mayor impacto en la historia del mercado universal es el Código de Barras. ¿De qué depende su alto grado de Normalización?.
Uniform Code Council - UCC
El UCC es una organización estadounidense que en 1973 adoptó el código de barras denominado UPC, creado para identificar productos de origen nacional, es decir, de origen americano.
Posteriormente, dados sus beneficios Canadá decidió acogerse a este sistema estándar. En la actualidad UCC abarca aproximadamente 300.000 compañías en calidad de miembros.
Asociación Europea de Codificación de Artículos - EAN
A raíz de la situación que se presentaba en América del Norte, en 1977 representantes de empresas de productos de consumo masivo de doce países europeos, tuvieron la iniciativa de crear su propio estándar de identificación a través de la Asociación Europea de Codificación de Artículos - EAN.
GS1 Global
Con el paso del tiempo las organizaciones en representación de países no europeos como Japón y Australia se unieron a la iniciativa de la EAN, tomando el nombre de Asociación Internacional de Codificación de Artículos, EAN Internacional y finalmente GS1 Global.
Organización GS1 Global
Hoy en día más de 1,3 millones de compañías alrededor del mundo participan en el desarrollo del sistema estándar GS1, a través de una red internacional de 112 organizaciones que representan 150 países de todos los continentes. Esta red internacional se encarga del desarrollo, promoción y administración del sistema.
| Países miembros de la Organización GS1 Global |
¿QUÉ ES EL CÓDIGO DE BARRAS?
El código de barras es un lenguaje estandarizado útil para la identificación de unidades comerciales y logísticas de forma única. Esta herramienta es útil para la aplicación de sistemas de captura automática de información.
El código de barras Global Trade Item Number (GTIN, regido por GS1, de ahora en adelante GTIN), está constituido por dos partes principales:
- Código: La representación alfanumérica o solamente numérica que identifica la unidad de comercialización, logística etc.
- Símbolo: La representación gráfica del código que permite la captura de su información de manera automática a través de la lectura.
AMBIENTES DE APLICACIÓN DEL CÓDIGO DE BARRAS
La Organización GS1 ha identificado seis (6) ambientes de aplicación básica de la identificación mediante código de barras.
IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES LOGÍSTICAS
Para la identificación de unidades logísticas se emplea el SSCC o Código Seriado de Contenedor de Embarque. Este número es único para cada unidad logística.
Es simbolizado con la simbología GS1 128 (00) con identificador de aplicación, lo cual indica que los datos que se mencionarán a continuación corresponde a un código SSCC.
Los embalajes correspondientes a las unidades logísticas deben contener etiquetas en las cuales se consigne la información pertinente además de los códigos de embarque. Con el objetivo de respaldar el proceso estándar de identificación en la Cadena de Abastecimiento, la información en las etiquetas se encuentra grupada en tres secciones destinadas al proveedor, el cliente y al transportador. Estas secciones pueden ir siendo consignadas a medida que la información se conozca de manera pertinente.
IDENTIFICACIÓN DE LOCALIZACIONES
Para identificar las localizaciones a nivel mundial se utiliza el código GLN o Número Global de Localización, el cual identifica localizaciones funcionales y físicas. Estos códigos también sirven para identificar buzones EDI. Ejemplos de localización funcional: Jefe de Ventas, Gerente de línea... Ejemplos de localización física: Bodegas, Puntos de Venta...
El código GLN se construye basándose en la estructura de codificación GTIN 13 estándar. La única simbología de código de barras que se puede utilizar para codificar un GLN es la GS1 128.
IDENTIFICACIÓN DE LOCALIZACIONES FUNCIONALES
Para este caso hay que utilizar identificadores de aplicación dependiendo del tipo de funciones asignadas a cada localización. Por ejemplo:
IDENTIFICACIÓN DE LOCALIZACIONES FÍSICAS
Para este caso se utiliza el identificador de Aplicación 414.
Cabe recordar que no existe restricción alguna en generar una asignación de código GTIN 13 a una localización y otra a un producto, dado que sus aplicaciones son totalmente distintas.
EJEMPLO DE COMPOSICIÓN DEL CÓDIGO DE LOCALIZACIÓN
Supongamos que deseamos descomponer un código de barras para una localización física. En este caso se utiliza el código de identificación tipo EAN/UCC - 13, simbolizado en EAN/UCC - 128, y se utiliza al inicio del código el identificador de aplicación respectivo, según esta sea localización física o funcional. La siguiente gráfica especifica la descomposición del código EAN/UCC-13.
Ahora explicaremos la simbología EAN/UCC-128, cabe recordar que EAN/UCC-13 hace referencia al código y el EAN/UCC-128 al símbolo.
Zonas de silencio: Son los espacios claros al inicio y al final del código, y que permiten identificar al lector donde inicia y termina el símbolo. Se ubican precediendo el carácter de inicio y luego del carácter final.
Carácter de inicio: Este carácter determina el tipo o conjunto de carácteres que se representan. En la simbología EAN/UCC puede ser:
Carácter FNC1: También llamado carácter de función 1, este carácter junto con el de inicio define la símbología estándar UCC/EAN-128. De igual forma este carácter se usa como separador entre campos, cuando en un símbolo se concatenan varios campos de longitud variable.
Simbolización de datos del código: Los datos simbolizados corresponden a toda la información relacionada con el producto/servicio/localización.
Carácter de Control: Este es un carácter de chequeo calculado a partir de los demás carácteres del símbolo de acuerdo con un algoritmo preestablecido. Su uso es obligatorio y se emplea para verificar que el código ha sido leído y compuesto correctamente.
Carácter final: Este es un carácter auxiliar que indica el final del símbolo del código de barras. Este se ubica al extremo derecho del símbolo.
IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE COMERCIALIZACIÓN
Una unidad de comercialización es aquel producto o servicio que puede ser vendido en cualquier etapa de la Cadena de Abastecimiento, por ende a esta unidad le puede ser asignado un precio, ser facturada o pedida de manera automática.
Los códigos de identificación para unidades de comercialización reciben el nombre genérico de GTIN, la cual es una estructura universal para identificar unidades de comercialización. La estructura GTIN agrupa diversos códigos, estos son:
Para determinar que código corresponde aplicar a determinado producto, es necesario identificar la tipología de la unidad de comercialización. tal como se verá a continuación:
Unidades de comercialización detallistas
Estas unidades son leídas por el escáner en el punto de venta, se clasifican según su contenido, ya sean fijas o variables, y son denominadas comúnmente como "Unidades mínimas de consumo".
- Unidades de comercialización detallistas de contenido fijo: Estas son unidades cuyo precio de venta es independiente de variables como peso, longitud, o número de unidades. Dentro de esta clasificación podemos encontrar los Multiempaques, Los Libros y las Publicaciones seriadas como periódicos.
Normalmente
Código: GTIN 13
Siimbolizado: GTIN 13
Productos con área de impresión reducida
Código: GTIN - 8
Simbolizado: GTIN - 8
Productos comercializados en EE.UU
Código: UCC - 12
Simbolizado: UPC - A o UPC-E
Ejemplo de construcción de un código GTIN-13 para una unidad de comercialización detallista de contenido fijo:
Ahora explicaremos la composición de la simbología GTIN-13 (conocida también como EAN/UCC-13).
Zonas de silencio: Son los espacios claros al inicio y al final del código, y que permiten identificar al lector donde inicia y termina el símbolo. Se ubican precediendo el carácter de inicio y luego del carácter final.
Separadores laterales: Son carácteres auxiliares de barras que indican el inicio y el final del símbolo del código de barras.
Simbolización de datos del código: Antes del separador central se simbolizan los primeros seis dígitos y luego de ella los seis dígitos siguientes.
Separador Central: En las simbologías GTIN-13, GTIN-8 y UPC-A este carácter sirve para separar las dos mitades del código.
Ejemplo de construcción de un código GTIN-8 para una unidad de comercialización detallista fijo, cuyo producto cuenta con área reducida.
Cabe recordar que la simbología GTIN-8 (EAN/UCC-8) es utilizada cuando se cuenta con áreas de impresión reducidas. El codigo GTIN-8 debe solicitarse cuando un código GTIN-13 sea impreso en la etiqueta o sticker y ocupe más del 25% del área de impresión; o cuando un código GTIN-13 sea impreso directamente en el empaque y este ocupe más del 12,5% del total del área posible de impresión.
La composición de la simbología GTIN-8 es exactamente igual a la composición de la simbología GTIN-13, es decir que cuenta con zonas de silencio, separadores laterales, simbolización de los dígitos del código y separador central.
- Unidades de comercialización detallista de contenido variable: Estas son unidades cuyo precio de venta es determinado por una unidad de medida como el peso, la longitud o el número de unidades. Ejemplos de estas unidades son las frutas, verduras, telas entre otros.
En este caso cada país cuenta con autonomía para determinar la metodología de codificación. En el caso de Colombia GS1 Colombia ha definido dos metodologías dependiendo de quien codifica la unidad. Si es el industrial debe de codificar la unidad de medida, y si es el comerciante puede codificar tanto el precio como la unidad de medida, en todos los casos haciendo uso de la estructura de código GTIN-13.
Unidades de comercialización no detallistas
Estas son unidades de comercialización detallistas o una mezcla de las mismas que no son leídas por el escáner del punto de pago. Regularmente son unidades de embalaje que facilitan los procesos de almacenamiento y transporte.
Las unidades de comercialización no detallistas presentan una subdivisión respecto a su tipología de mayor grado a la distinción entre contenido fijo y variable, estas unidades se dividen así:
- Unidades de comercialización no detallistas de contenido estándar.
- De contenido fijo
- De contenido variable
- Unidades de comercialización no detallistas de contenido no estándar.
- De contenido fijo
- De contenido variable
Las unidades de comercialización no detallistas de contenido estándar se caracterizan por contener un solo tipo de unidad de comercialización detallista, se consideran de contenido fijo cuando siempre contienen la misma cantidad de comercialización detallista; por ejemplo una caja que contenga siempre 10 botellas de agua. Estas se identifican mediante código GTIN-13 o GTIN-14 con indicador de contenido 1 al 8, y se puede simbolizar con ITF-14, y si es requerido agregar información adicional se debe utilizar para su simbolización el estándar GS1-128 con su respectivo identificador de aplicación.
Cuando por el contrario su contenido es estándar variable, esto quiere decir que estas unidades contienen diferentes cantidades de la unidad de comercialización detallista o la misma cantidad pero con unidades de medida distintas, por ejemplo una canasta con 20 unidades de queso cuyo peso varía en cada unidad. Para identificar estas unidades se debe utilizar el código GTIN-13, UCC-12 o el GTIN-14 con indicador de contenido 9 para indicar que es una unidad de contenido estándar variable. Se debe simbolizar utilizando GS1-128.
Las unidades de comercialización no detallistas de contenido no estándar contienen un mix de unidades de comercialización detallistas, es decir que contiene más de un tipo de producto. Por ejemplo una canasta con diferentes productos farmacéuticos, o una caja de limpiadores con diferente aroma (lo cual hace que las unidades sean distintas). Estas se consideran de contenido fijo cuando siempre contienen la misma mezcla y en las mismas proporciones, por ejemplo una caja que contiene siempre 6 limpiadores con aroma a pino y 6 limpiadores con aroma a lavanda. Estas se identifican mediante código GTIN-13 o GTIN-14 con indicador de contenido del 1 al 8, se pueden simbolizar mediante el estándar ITF-14, o si se requiere agregar información adicional se debe utilizar GS1-128 con su respectivo identificador de aplicación. Vale la pena aclarar que para poder ser utilizado el estándar de codificación GTIN-14 se debe partir del GTIN-13, dado que es este el que identificará la mezcla.
Cuando por el contrario su contenido (el de las unidades de comercialización no detallistas de contenido no estándar) es no estándar variable, esto quiere decir que estas mezclas de unidades contienen diferentes cantidades de las unidades de comercialización detallista, o igual cantidad de unidades pero con unidades de medida variable. Esta tipología es considerada como una unidad logística y se codifica utilizando el estándar SSCC y se simbolizan utilizando EAN/UCC-128.
Ejemplo de construcción de un código para unidades de comercialización no detallistas de contenido estándar fijo.
En este caso se aplica el código GTIN-13 (EAN/UCC-13) cuya construcción ya observamos, es decir quepuede ser codificada como una unidad de comercialización detallista, lo que le permite en caso de requerirse, ser leída en el punto de venta por el escáner. Sin embargo también puede ser codificada con el estándar GTIN-14, tal como observaremos:
Para simbolizar estas unidades de comercialización no detallistas de contenido estándar fijo se utiliza el ITF-14 o el GS1-128
La simbología estándar ITF-14 es conveniente cuando no se requiere información adicional respecto al producto, información tal como fecha de vencimiento, dimensiones, lote de fabricación etc; o cuando se tiene un tipo de embalaje distinto para cada tipo de unidad de comercialización detallista, en este caso el código de barras puede imprimirse en el corrugado.
El GS1-128 evidentemente es conveniente utilizar cuando se requiere información adicional respecto a la unidad de comercialización detallista. Vale la pena recordar que el estándar GS1-128 (conocido como EAN/UCC-128) requiere que se emplee un identificador de aplicación, en este caso será el identificador (01), tal como se mostrará en la siguiente gráfica:
Dado que anteriormente explicamos la composición del estándar de simbolización GS1-128, ahora nos limitaremos a mostrar la composición del símbolo ITF-14.
Zonas de silencio: Espacio claro al inicio y al final del código que le permiten al lector ubicar donde inicia y finaliza este.
Carácter de inicio: Este carácter le indica al lector donde comenzar a leer un carácter del código de barras.
Dígitos del Código: Siete pares de carácteres de símbolos que representan los datos.
Carácter de Parada: Este carácter le indica al lector donde termina el código de barras.
Ejemplo de construcción de un código para unidades de comercialización no detallistas de contenido estándar variable.
En este caso se modifica el indicador de contenido, vale la pena recordar que para contenido variable se ha reservado el indicador 9. Así:
Ya en cuanto su simbología es imperativo aclarar que siempre debe de utilizarse el identificador de aplicación (dado que es un símbolo GS1-128, que siempre requiere de identificador) 01, es decir (01) para iniciar el código y después del código GTIN-14 debe ir el identificador de aplicación respectivo para indicar la cantidad contenida. Recuerde que para estas unidades de comercialización no detallistas de contenido estándar variable solo puede utilizarse simbología GS1-128.
Recordemos que el concepto de variable puede de aplicarse tanto para el número de unidades como para la variabilidad en la unidad de medida como es el peso. Por ello veamos un ejemplo de cada caso:
- Peso fijo, número de unidades variable:
En este caso hablamos de una unidad de comercialización no detallista (dado que contiene varias unidades detallistas y la caja no es leída por el punto de pago) estándar (dado que contiene el mismo tipo de unidad de comercialización detallista "Ketchup") de contenido variable (dado que no siempre contienen la misma cantidad de unidades, pero si el mismo peso por unidad).
Se inicia con el identificador de aplicación (01) por ser GS1-128. Luego el indicador de contenido 9, dado que este está reservado para contenido variable. Luego el código GTIN-14, este a su vez se compone del código GTIN-13 (770 25648 0025 2) de la unidad de comercialización detallista, pero sin el dígito de control, dado que este se recalcula, por ende el GTIN-14 es 770 25648 0025 8 (el 8 es el dígito de control recalculado, ya no es 2 como lo era en la unidad detallista). Luego entre paréntesis se indica el identificador de aplicación respectivo al peso fijo de la unidad, en este caso (30). Por último para cerrar se indica la cantidad de unidades de comercialización detallistas que se encuentran en la caja, es decir 9 unidades (como se puede observar en la anterior gráfica).
- Peso variable:
En este caso hablamos de una unidad de comercialización no detallista (dado que contiene varias unidades detallistas "Racimos de banano" y la caja no es leída por el escáner del punto de pago) estándar (dado que contiene el mismo tipo de unidades detallistas) de contenido variable (dado que cada "racimo de banano cuenta con un peso diferente").
Se inicia de igual manera que el caso anterior, es decir identificador de aplicación (01), identificador 9 (contenido variable). Luego recordemos que se indica el código de la unidad de comercialización detallista, que al ser de contenido variable cada país cuenta con autonomía para codificarlo, esto hasta el dígito de control 8. Luego se indica (y esta parte es estándar internacional) el identificador de aplicación de peso variable (310n) y después la cantidad de la unidad de medida, como la sumatoria de los racimos de banano es igual a 2,340, este se coloca en la parte final junto a los ceros a su izquierda suficientes para completar los números requeridos por el código. la variable n que acompaña el identificador de aplicación (310n) corresponde a los lugares hacia la izquierda que debe correrse la coma en el peso. En este caso al ser 002340, y su n=3, quedaría en la decodificación como: 002,340.
Ejemplo de construcción de un código para unidades de comercialización no detallistas de contenido no estándar fijo.
En este caso al ser un contenido no estándar estamos hablando de la existencia de una mezcla de unidades detallistas distintas, sin embargo al ser de contenido fijo nos es indicado que la proporción se mantiene siempre, por ende la unidad de comercialización no detallista de contenido no estándar fijo puede codificarse como si fuera una unidad de comercialización detallista, es decir que a partir de ahora un código de estándar GTIN-13 o GTIN-14 identificará la mezcla como tal de manera única, lo cual redunda en que esta unidad no detallista pueda ser captada por los lectores en el punto de venta. Estas unidades se simbolizan mediante ITF-14 o GS1-128. Vale la pena recordar que anteriormente ya se estudió la construcción de un código GTIN-13 y ya se estudió la estructura de los símbolos ITF-14 y GS1-128. Por ende mostraremos solamente los códigos para este tipo de unidades de comercialización como ejemplo de su estructura.
Ejemplo de construcción de un código para unidades de comercialización no detallistas de contenido no estándar variable.
Recordemos que este tipo de unidades son consideradas unidades logísticas, por ende se aplica el código SSCC, simbolizado siempre en GS1-128.
Promociones y ofertas
Una promoción es aquella unidad de producto que presenta un descuento en su precio de venta, se ofrece con contenido adicional, se ofrece con un regalo adicional y que no permanece en el mercado un tiempo mayor a 8 semanas. El fin de la generación de las promociones es persuadir la compra inmediata de una unidad de producto a través de un mejoramiento temporal de los atributos o características de valor del mismo.
Es imperativo en función del Marketing, establecer el impacto de las promociones, pero ello es difícil de determinar si las unidades se encuentran codificadas de manera tradicional. Vale la pena preguntarse ¿Cuándo es necesario cambiar el código en una promoción?, pues la respuesta es cuando la promoción tenga una unidad con:
- Nuevo tamaño, peso y/o volumen.
- Nueva marca o nombre.
- Mismo producto con nuevo empaque (prueba de empaque), pero ambos productos de diferente empaque permanecen en el mercado.
- Nueva presentación del producto.
- Descuento en precio impreso en el empaque.
Otra pregunta importante es ¿Cuándo se puede volver a utilizar el código de una promoción?, pues la respuesta es:
- Cada código promocional tiene una vida útil, la reasignación del código se puede dar un año después de la fecha establecida como plazo para terminar la vida útil del código.
Con esto finalizamos el ambiente de aplicación de unidades de comercialización.
IDENTIFICACIÓN DE ACTIVOS
La identificación de activos es realizada con el objetivo de identificar unidades físicas de la organización como unidades de inventario, y de esta manera estos activos codificados pueden ser controlados en el tiempo y en el espacio.
Los códigos que son utilizados para identificar activos no pueden ser usados con otros fines, estos deben permanecer únicos por un periodo de tiempo superior a tiempo establecido como vida útil del activo codificado.
Los activos susceptibles de codificación se clasifican en:
Codificación de Activos Fijos
Usar códigos de barras en el manejo de activos físicos facilitan su control y actualización, mitigando errores en la gestión tradicional de inventario.
Para identificar activos fijos se recurre al estándar internacional de codificación GIAI (Global Individual Assets Codification) y un número de serie opcional. La construcción del código es tal como se mostrará a continuación.
El símbolo utilizado es el GS1-128.
Codificación de Activos Retornables
Un Activo retornable es un elemento reutilizable para una organización, o un elemento de transporte de determinado valor que frecuentement es utilizado para facilitar los procesos de transporte y almacenamiento.
Para identificar activos retornables se recurre al estándar internacional GRAI (Global returnable Assets Codification) y un número de serie opcional. El cálculo del código GRAI es totalmente a discreción de la organización tomando como base un código GTIN-13. Tal como se muestra a continuación.
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