ALBARAN VALORADO

El albarán, más que cumplir funciones tributarias, sirve para acreditar la entrega de una mercancía. Por esta razón, es frecuente el uso de albaranes donde solo se consignan datos de la mercancía pero no el valor de la misma (es lo que se conoce como albarán sin valorar). Sin embargo, también existe el albarán valorado.

Esta clase de albarán, además de evidenciar una transacción o la entrega de una mercancía, también incluye el precio individual y total de la operación. Aquí no solo se dan detalles de la mercancía, sino también se anota su valor.

¿Cómo ha de ser la plantilla perfecta de albarán de entrega?

Aunque no existe una ley específica que lo determine, el albarán se ha convertido en un estándar imprescindible en el comercio electrónico. A pesar de disponer de una cierta libertad en su diseño, es recomendable atenerse a los principios habituales. Esto también se aplica a los modelos de albarán de entrega, que también han de guiarse por las convenciones establecidas. De esta forma se asegura que los clientes identifiquen dicho documento como un albarán de entrega y obtengan, así, toda la información necesaria.

Para que una plantilla sea adecuada para crear albaranes de entrega, se debe prestar especial atención a los siguientes elementos:

• Información de contacto del proveedor y el destinatario: para archivar las notas de entrega y por efectos de comunicación es necesario enumerar los datos de contacto del remitente. Además, la información del destinatario ayuda a determinar si el producto recibido es en realidad para él.

• Nombre y número de factura: el albarán de entrega debe ser el comprobante de una entrega específica de bienes. Esto se puede indicar mediante un nombre o un número de factura única o mediante la combinación de ambos.

• Contenido del envío: la función básica de una nota de entrega es informar al destinatario sobre el tipo y el volumen de los bienes recibidos. Por esta razón, es imprescindible incluir una lista que enumere todos los elementos que contiene el paquete, incluyendo su nombre y cantidad.

• Pedido y fecha de entrega: con una descripción detallada de los productos y la fecha de entrega específica, el cliente obtiene una impresión del funcionamiento de la empresa en cuanto al procesamiento y envío de órdenes. En caso de que se presenten retrasos en el envío de los productos, será necesario informarle al cliente en el albarán o en un mensaje por separado.

Dependiendo del tipo de empresa y de las mercancías enviadas, puede resultar pertinente incluir en un modelo de albarán de entrega alguno de los siguientes datos:

• Número de teléfono / fax o dirección de correo electrónico de la empresa
• Datos de una persona de contacto dentro de la empresa
• Número de cliente
• Número de factura correspondiente
• Número de referencia de los productos
• Peso total de la mercancía
• Tipo y compañía de envío
• Espacio para el comprobante con fecha de recibido